1日を知る
総務部 総務課所属 Fさんのとある1日
タイムスケジュール
9:00
- 出勤
- 出勤してすぐにメールをチェックし、今日1日のスケジュールを確認します。
メールによる問い合わせに関しては、その内容を正確に把握して迅速に回答するようにしています。
10:00
- 会議運営対応
- 総務課は、財団の幹部職員が集まる幹部合同会議の事務局となっており、各部から集まる資料を集約して会議資料を作成したり、会議セッティングなどを行います。
※ 財団内での会議はオンライン形式と対面形式の両方で開催されています。
11:00
- 来客対応
- アポイントを取られているお客様が来訪されたため、入館手続きについてご案内します。
※ セキュリティが重要である財団では、入館の際には入館受付票に必要事項を記入いただき、ゲストカードを常に着用していただくようお願いしております。
12:00
- お昼休憩
- 自席へ戻って昼休憩。オフィス内ではいろいろな種類のお弁当が販売されています。近隣には大型のショッピング施設等があり、気分転換にランチへ出かける日もあります。
13:00
- 資料作成
- 次の予定まで時間があるので、この時間を利用して、現状の課題整理や当面の業務スケジュールなどを考えます。
じっくりと考えると色々なアイディアが湧いてくるかも！？
14:30
- 打ち合わせ
- 来月に予定している理事会及び評議員会開催に向けた打ち合わせをします。
理事会及び評議員会は、財団の事業計画や予算を決定したり、決算の報告などを行う重要な場であり、近年は感染症対策によりオンライン開催しています。
打ち合わせでは、会場設営や配付資料の作成、使用機材の準備等の運営方針について話し合います。
16:00
- システム不具合対応
- 職員から、貸与している入退出用ICカードの不具合について問い合わせがあったため、管理システムを利用して状況を確認します。
今回はカード自体が故障していることが分かったため新しいICカードを再発行しました。
16:30
- 庶務業務（消耗品の整理）
- 終業前に、業務上で使用する筆記用具や事務用品等、消耗品の補充を行います。適宜残数の確認や発注を行い、在庫切れを起こさないよう気を配っています。
17:00
- 終業
- 退室する前に、執務室内のロッカーや書庫を施錠します。
情報セキュリティ管理は財団の最も重要な取り組みの１つとなっています。
明日以降のスケジュールを確認して、今日の業務は終了です。
お疲れ様でした！
